Leistungsumfang
1. Vertragsverwaltung
- Erfassung aller Stammdaten zum Objekt
- Erfassung aller Stammdaten zu den Mietern
- Sicherstellung vereinbarter Mietsicherheiten
- Einholung von preisrechtlichen Genehmigungen zu Wertsicherungsklauseln
- Alle Vertragsabwicklungen mit den Mietern
- Eingangskontrolle der Mietzahlungen und Nebenkosten
- Organisation des außergerichtlichen Mahnverfahrens mit Erstellung eines Mahnbescheides
- Prüfung und Zahlung aller Ausgaben
- Überprüfung vereinbarter Mietgleitklauseln
- Überprüfung des Mietpreisniveaus
- Vorschläge zur Anpassung von Mieterhöhungen
- Durchführung der Anpassung des Mietzinses
- Nebenkostenvorauszahlungen zeitnah anpassen
2. Rechnungswesen
- Eröffnung eines Treuhandkontos für die Mietzahlung bzw. Hausgeldzahlung
- Erstellung, Abrechnung aller Ein- und Ausgabenvorgänge
- Erstellung einer aktuellen Zahlungsrückstandsliste
- Erstellung einer Monats- bzw. Quartalsabrechnung
- Erstellung einer jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung (auch für den Steuerberater)
- Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Einziehung evtl. Nachforderungen sowie ggf. Vorschlag zur Anpassung der Vorausleistung
- Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
3. Allgemeine Verwaltung
- Abschluss von Kündigungen von Mietverträgen, Neuvermietung einschließlich Mietersuche sowie Regelung sämtlicher Angelegenheiten mit dem Mieter
- Abnahme und Übergabe der vermieteten Einheiten Mieterwechsel incl. Abnahme bzw. Übergabeprotokoll
- Überwachung des Versicherungsschutzes für das Objekt, Regulierung eventueller Schadensfälle, bei erheblichen Prämienunterschieden die Kündigung und den Neuabschluss von Versicherungsverträgen
- Vertretung des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Objekt gegenüber allen Behörden
- Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen sowie Ausübung von Zurückbehaltungsrechten
- Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und deren Überwachung
- Verwaltung von digitalen Hausakten und digitalen Belegen (auf Wunsch auch mit Cloud-Einsicht für den Eigentümer)
- Führen einer Beschluss-Sammlung
- Verwaltung von Mietsicherheiten incl. jährlicher Zinsbestätigung für den Mieter
- Vergabe der für die laufende Instandhaltung, Instandsetzung und Reparatur des Objekts erforderlichen Arbeiten
- Vergabe von Modernisierungsmaßnahmen incl. Förderanträgen
- Abschluss und Kündigung von Hausmeisterverträgen sowie von Verträgen mit sonstigen Hilfskräften (z.B. für Haus-, Straßen- und Gehwegreinigung, Außenanlagen). Überwachung und Kontrolle der Tätigkeit der vorgenannten Personen in Bezug auf das Objekt
- Begehung der Wohnanlagen im festgelegten Turnus
- Information des Auftraggebers über alle wichtigen und/oder ungewöhnlichen Angelegenheiten in Zusammenhang mit dem Objekt.